La automatización de algunos procesos propios de las recepciones permite una gestión más eficiente
  • La recepción de cualquier negocio es la primera imagen de la marca para clientes y proveedores. Optimizando y modernizando la gestión de las recepciones y su funcionamiento, lograremos crear una experiencia satisfactoria y ágil para el usuario.
  • Existen soluciones innovadoras que permiten llevar a cabo una gestión óptima en los accesos a este tipo de edificios.

La recepción de un edificio de oficinas, al ser el punto de acceso de clientes, proveedores, colaboradores, etc., es uno de los espacios más críticos en su gestión. Es el primer impacto de nuestro negocio, la carta de presentación de las empresas y el punto de partida de algunos procesos que deben ser gestionados con precisión y seguridad.

¿Cómo podemos gestionar todos los servicios de la recepción de forma óptima y eficiente y a la vez garantizar la protección de las personas y los activos que se encuentran en el edificio?

Automatización como respuesta para una mejor gestión de las recepciones

En Securitas gestionamos cientos de recepciones en toda España ofreciendo a las empresas una oferta integral de servicios basados en la combinación de personas y automatización.

Además de gestionar múltiples sedes corporativas, estamos especializados en edificios de negocio multiempresa, espacios donde la complejidad es mayor debido a que la recepción debe ofrecer una serie de servicios comunes a distintas compañías, con diferentes necesidades y riesgos, de una forma eficiente y económicamente asumible.

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Tipos de servicios para las gestión de las recepciones

Las soluciones para recepciones aúnan dos tipos de servicios: servicios de seguridad presenciales y remotos y servicios auxiliares.

Servicios de seguridad para recepciones

1. Servicios de seguridad basados en personas

  • Vigilancia presencial en cualquier horario, en función de las necesidades de cada cliente.
  • Vigilancia discontinua, especialmente fuera del horario comercial; noches y fines de semana. Son los servicios ofrecidos por Securitas Mobile, incluyendo rondas para comprobar el estado el edificio, perímetro y zonas previamente acordadas y servicio de Acuda en caso necesario.

2. Servicios de vigilancia remota (SVR)

Los Servicios de Vigilancia Remota permiten realizar las operaciones de seguridad de una instalación de manera remota desde el Securitas Operation Center (SOC).

Para ello se combina la tecnología instalada en el cliente (cámaras, sensores, sistemas de control de accesos, etc.) con el conocimiento de los vigilantes especializados que desde el SOC la monitorizan y dan respuesta a cualquier incidencia según protocolos previamente acordados. El resultado es una máxima operatividad en cualquier horario, una gran flexibilidad respecto a los servicios de vigilancia tradicional y un ahorro de costes significativo en cualquier tipo de cliente.

  • Vídeo verificación de alarmas: Permite a un vigilante del SOC comprobar un salto de alarma en tiempo real a través de las cámaras de seguridad y en caso necesario enviar a un vigilante Acuda o avisar a Cuerpos y Fuerzas de Seguridad del Estado.
    • Protección perimetral: Este servicio permite a un operador del SOC verificar una alarma en tiempo real a través de las cámaras de seguridad de las zonas perimetrales.
    • Control remoto de accesos: Un vigilante del SOC supervisa, monitoriza y autoriza los accesos y salidas de vehículos y personas a las infraestructuras de los clientes. Este servicio suele incorporar sistemas de interfonía IP asociados a las cámaras de seguridad y a sistemas de reconocimiento de matrículas.
    • Rondas remotas: Servicio proactivo de videovigilancia que permite a un vigilante del SOC conectarse al sistema de cámaras de una instalación según un calendario y operativa acordados para realizar una video-ronda y verificar que todo está en orden.
    • Escoltas remotas: Un vigilante del SOC hace un seguimiento de la persona a escoltar a través de las distintas cámaras de seguridad de la instalación, tanto a la entrada como en la salida. Este servicio permite también supervisar y reportar el acceso autorizado de terceros fuera del horario de actividad.
    • Recepción Virtual Remota: Sistema de recepción inteligente que permite atender el puesto de recepción de un edificio a distancia, estableciendo una comunicación con vídeo y audio bidireccional con los vigilantes del SOC.
    • Analíticas de vídeo: Los sistemas de vídeo inteligente nos permiten detectar distintas situaciones mediante el análisis de vídeo. Estos eventos, al ser recibidos por nuestro SOC, pueden desencadenar una acción por parte de los operadores, según el protocolo acordado previamente con el cliente.

Servicios auxiliares para recepciones

1. Servicios auxiliares basados en personas

  • Auxiliares de recepción.
    • Auxiliares gestores de paquetería y valija interna.
    • Personal de atención al cliente.
    • Azafatas y acompañamiento de visitas.
    • Personal administrativo en general.

2. Servicios auxiliares basados en soluciones tecnológicas

  • VISEC: Sistema automatizado de gestión de visitas que evita las colas y facilita la recopilación de datos del visitante mediante un pre-registro de usuarios en el portal web corporativo. También permite asegurar que toda visita al edificio sea conocedora de las medidas de seguridad y evacuación. 
    • SmartPost: Sistema automatizado de gestión de paquetería y valija que permite un seguimiento integral del ciclo de vida de un paquete dentro del edificio, desde su recepción hasta su entrega al destinatario.  Dispone de prueba fotográfica y registro de los tiempos de entrega y de las personas que intervienen en el proceso. Esta solución está especialmente diseñada para la gestión de la paquetería en edificios multiempresa.
    • Smart Translator: Un tótem ubicado en la recepción puede atender a cualquier persona y en cualquier idioma gracias a una traducción avanzada y basada en Inteligencia Artificial.
    • Gestión de llaves: Solución de cerraduras electrónicas y gestión de llaves integrada en procesos que mejora el uso y el control de las llaves de un inmueble.

Manual de Funcionamiento Operativo (MFO) de los sistemas de automatización de recepciones

Tanto para los servicios de seguridad y vigilancia como para los servicios auxiliares que prestamos en una recepción, siempre se establece, de la mano del cliente y de los responsables del edificio, el Manual de Funcionamiento Operativo (MFO). En éste, se describe de forma detallada las funciones de todos y cada uno de los profesionales implicados en el proceso, así como los protocolos para cada una de las situaciones identificadas dentro y fuera del horario laboral.

Gracias a este manual, se asegura de forma óptima la calidad y el control riguroso de los servicios prestados. Además, Securitas facilita periódicamente un informe de actividad y un cuadro de mando detallado de las principales variables que definen la prestación del servicio (KPI), lo que permite a los responsables evaluar la calidad de los servicios recibidos y facilitar la toma de decisiones basadas en datos reales.

Ventajas de las soluciones de Securitas para recepciones

Securitas ofrece soluciones integrales e integradas que optimizan la gestión de las recepciones de oficinas, especialmente en edificios multiempresa.

Esta aplicación de la tecnología en la seguridad y gestión de las recepciones se integra dentro del Smart Security Building, nuestra propuesta para ayudar a las empresas a lograr el máximo aprovechamiento de los recursos de un edificio y garantizar la protección bajo un modelo económicamente asumible en el tiempo.

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