Recepción virtual para edificios corporativos

¿Ha cambiado la pandemia muchos aspectos de la sociedad y del mundo empresarial? Sin ninguna duda, sí. Prácticamente todos los sectores se han visto afectados en lo que tiene que ver con la gestión de los espacios. Si lo vemos desde el punto de vista de los edificios corporativos, observamos una necesidad de optimizar los recursos al mismo tiempo que se mantiene e incluso se mejora el nivel de servicios. Un claro ejemplo es la evolución de sus recepciones mediante la virtualización.

Las nuevas tecnologías han sido clave para que los edificios corporativos se puedan adaptar a las necesidades actuales, en gran medida condicionadas por la COVID-19. Es el caso de las recepciones.

Actualmente, las recepciones atendidas durante el horario comercial/laboral o de manera permanente han dejado de tener sentido al menos en determinados horarios o en determinados lugares. Por ejemplo, en aquellas empresas que cuentan con varias recepciones en un mismo edificio o repartidas en diferentes delegaciones.

Sobre lo que vas a leer en este artículo:

Recepciones virtuales

Existen alternativas a la recepción tradicional.  Es el caso de las recepciones virtuales, gestionadas de manera remota por la propia empresa o por el partner contratado para este servicio.

Las recepciones virtuales se basan en sistemas de recepción inteligente con comunicación bidireccional que permiten realizar la actividad en remoto y, por tanto, atender varios centros localizados en distintos puntos geográficos. Este sistema proporciona una gran flexibilidad a las compañías que cuentan con múltiples delegaciones y una interacción 100% natural. Dicha gestión puede llevarse a cabo desde uno de los centros de la propia compañía o externalizarse a un partner para que la atienda desde un centro de control homologado con todas las medidas de seguridad y con personal especializado.

Recepciones automatizadas

Otra alternativa eficiente puede ser la recepción autónoma o automatizada. Un modelo gestionado por un avatar con inteligencia artificial que envuelve el interfaz de interrelación con el usuario. Aunque los avances en este campo permiten ya una interactuación fluida y natural entre usuario y máquina, resulta imprescindible la presencia de un botón de ayuda que en determinadas situaciones permita hablar con una persona situada en el centro de control.    

Para satisfacer el contacto visual cara a cara, los puestos de recepción virtuales, llamados “tótems”, son puestos configurables y diseñados a medida. Incluyen comunicación con vídeo y audio además de dispositivos complementarios como lectores de documentación o impresoras de acreditaciones.

Gestión en remoto

Las recepciones remotas se pueden integrar con otros sistemas, como los de control de accesos, para mejorar aún más la experiencia del visitante. También tienen la posibilidad de reproducir vídeos, imágenes o mensajes de audio mientras no están en uso. Gracias a estas soluciones se pueden gestionar las acreditaciones de visitas, los controles de acceso de clientes y empleados, la recepción y validación de documentos y el envío de mensajes de seguridad o comunicación, siempre que se requiera.

Por supuesto, estas soluciones cumplen estrictamente con la Ley de Seguridad Privada, el RGPD y la normativa de privacidad. El objetivo es incrementar aún más los niveles de seguridad de las corporaciones, sin olvidarnos de salvaguardar la imagen de la organización al evitar una gestión, almacenamiento o manejo inadecuados de los datos personales.

En Securitas ofrecemos servicios innovadores de protección como los servicios remotos, que realizamos a distancia desde nuestro SOC (Securitas Operation Center), sin necesidad de presencia física y apoyándonos en la tecnología y en la especialización de nuestro equipo.

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